TÄRKEÄÄ TIETOA JÄSENTIETOJEN KERÄÄMISESTÄ

Jäsentietojen tallentamista koskeva lupakysely

EU:n tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) muuttuu 25.5.2018 alkaen ja sen seurauksena seura on velvollinen keräämään jäseniltään suostumuksen heidän henkilötietojensa (puhelinnumero ja sähköpostiosoite) tallentamiseen seuran jäsenrekisteriin. Osoitetiedon tallentaminen on lakisääteinen velvoite ja sen tallentamiseen jäseniltä ei tarvita erillistä suostumusta. Alla on henkilötietojen tallentamista koskeva lupakysely, johon jokaisen seuran jäsenen on vastattava 30.6.2018 mennessä.

Jäsentietojen käsittely Sairilan Ratsastajat Ry:ssä ja Suomen Ratsastajainliitossa

Sairilan Ratsastajat Ry on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun katto-organisaatio Suomessa. Sairilan Ratsastajat Ry kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä yhdessä SRL:n kanssa.

Sairilan Ratsastajat Ry:ssä käsittelystä vastaa: Jäsensihteeri Anne Anttonen, Sairilantie 52, 50180 Mikkeli anne.anttonen111@gmail.com

SRL:ssa käsittelystä vastaa: Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, Valimotie 10, 00380 Helsinki.

Sairilan Ratsastajat Ry kerää jäseneksi liityttäessä jäsenen nimen ja osoitteen. SRL luo uudelle jäsenelle jäsennumeron. Sairilan Ratsastajat Ry on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä, josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Seuran jäsenmaksuun sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee nimeä ja osoitetta. Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.

SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi- ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa. Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Sairilan Ratsastajat Ry kerää jäsenen suostumuksella sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Näitä tietoja käytetään jäsenen ja seuran väliseen yhteydenpitoon. Näitä tietoja ei luovuteta kenellekään eikä näitä käytetä mihinkään muuhun. Mikäli jäsen antaa suostumuksensa tietojen keräämiseen, tulee suostumuksen osoitus olla konkreettinen, esim. allekirjoitettu lomake. Jäsenellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.

Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:

1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.

2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.

3) Henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron käsittelyn osalta; tällöin tieto tulee poistaa.

4) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole seuran jäsen.

5) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu